办公室人员首先要了解所在单位的工作职能、性质、作用和特点，以及应该遵循的原则，在此基础上，就要努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高自身的业务水平，加强办公自动化管理，以高质量高效率地完成各项工作，为单位事业的发展建设贡献力量。

一、遵循原则

迅速 办公室工作要保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率，要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。

准确 具体地说，就是处文要准确，办事要稳妥，了解情况要细致、反映问题要真实。养成严肃认真细致的好作风。

保密 要切实做到“不该说的不说，不该问的不问。不该看的不看，不该记的不记”。

二、职能作用

参谋职能 所谓参谋职能，是指围绕领导决策开展工作。表现在：第一，在决策始期，要帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用；第二，在决策实施过程中，要帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、发挥参谋助手作用；第三，在决策实施过程结束后，要帮助领导正确总结经验，进行新的决策活动上发挥参谋助手作用。
     承办职能 承办职能大致有三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自本单位领导的。对单位领导的决策，办公室人员要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任。三是来自本单位内各部门的。单位内职工需办理有关事项或提出好的意见和建议，据实际情况去处理。总之，办公室人员对所负责的事项要高度负责，一丝不苟，一办到底，落到实处。
    管理职能 管理职能主要体现在：一是文书管理。尽管单位文件不多，但也要用公文的形式去处理与保管；需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室人员对文书工作要严把质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为本单位事务性办事机构，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、对处接待、办公用具以及为单位职工提供生活服务的有关事项等，使办公室真正成本单位的工作枢纽。
    协调职能。履行协调职能是指纵向、横向协调。所谓纵向协调，即指上下级之间关系融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致的协调工作。所谓横向协调，即指各部门关系融洽和协调工作。

沟通职能 信息沟通具有双向性，一方面要注意收集来自下面的工作情况和动态反映，以及上级的指示精神、外单位和兄弟单位的经验，全面、准确、及时地为单位领导提供切合实际、正确无误的信息，为领导决策提供依据。另一方面应主动开展工作，把领导的意图传达下去，把单位的工作经验传出去，并信息反馈。

外联职能 办公室是单位的窗口、门面，主要体现在办事的效率、质量和态度上，无论是电话受理，还是接待洽谈，都可从一个侧面反映出单位的思想作风、精神面貌，实质上对本单位的管理起着示范作用。

                   三、 素质修养    

一、  办公室人员应具备的基本素质

政治素质  就是政治上要可靠，能经得起各种考验，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。
    品德素质 基本要求：做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。
    心理素质  主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本单位实际出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要雷厉风行，还要有善始善终；在取得成绩的时候不仅要保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。
     知识素质  主要包括：一是深厚的理论功底；二是专业知识。不仅要具有办公室工作的基本知识，还要熟知各项政策、法律和法规等知识，努力成为一个“多面手”；三是要有深厚的基础知识，如文学知识、现代科学知识等，力争使自己成为一个知识渊博的人。
                四 、敬业意识
   一、要树立敬业意识    也就是干一行、爱一行、专一行，喜一行。对事业要有浓厚的兴趣，带着一定的感情去做工作。办公室人员的工作，即辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。应该看到，办公室人员是个很重要的岗位。能够为单位领导和同志们服务，是一件很光荣的事。对于这样一项重要而又有意义 的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁，而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次，要“钻”、“专”这一行。第一个“钻”，是钻研的“钻”，就是要钻进去，潜心研究；第二个专是专业的“专”，就是通过钻研学习达到很高的专业水平。有人说办公室人员无非是一些服务性工作，专业性不强，不需要很高的专业水平，这是不正确的。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，公文写作知识，现代网络技术知识，人际交往等知识，等等，这些都应该了解、熟悉和掌握的。只有这样，才能当好领导的参谋和助手，才能在工作中有所建树。而要做到这一点，就必须不断地学习、刻苦钻研，努力提高思想政治工作水平和业务平，增强使命感。

   二、要树立公朴意识    公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当好上级领导的公仆，当好广大职工的公仆，全心全意地为他们服务。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。
    热心 就是要有一副热心肠，满腔热情地服务，自觉自愿地服务，尽心尽力地服务。办公室人员，不能应付差事，更不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、克已奉公、埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。
    诚心 就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，所反映的情况、提供的资料，要实事求是，真实可靠，一是一，二是二，不能瞎估计；如含糊其词，似是而非，就会贻误其工作。
    耐心 就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作单调而琐碎，而是要为单位职工服务，难免有众口难调的现象出现，所以办公室人员要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，要有耐心，不可急躁冒进、粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。
    脑勤  就是要勤于动脑，善于思考。如何使办公室的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样才能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，这些问题应常考虑。
    嘴勤 包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验和感人事迹，争取社会各界的支持。
    手勤 就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室人员的基本功。稿件处理、工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不懒惰。
    腿勤 要迈开双腿，不辞辛苦地跑。上跑，就是往领导同志那里跑，及是请示工作、汇报情况、征求意见；下跑，就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑、右跑，就是踊跃与兄弟单位勤联系、多沟通、学习先进经验，取长补短，不断改进自身工作。
   三、要树立奉献意识    实在地说，做一名合格的办公室人员是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报、后勤服务等。有时可能为赶写一篇文稿往往要加班熬夜，甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话，跑多少腿。所以，我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，任劳任怨，甘于奉献，在这个平凡的岗位上做出不平凡的业绩来。

五、主要工作

（一） 信息工作 办公室要做好中国卫生产业四川记者站刊发稿件处理和“中国卫生产业四川网”上信息的编发工作，及时、准确、全面反映我省卫生领域的工作。另外，搞好相关信息的收集，按照科学的程序进行筛选、分类。同时，分析和整理使之成为领导所需要的真实准确的科技和卫生信息，以适应领导科学决策的需要。

（二） 文书工作 文书工作是办公室工作的重要组成部分，主要有：第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办；第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作；第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括单位的各种会议记录。

（三）  会务工作 会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。

会前，要做好充分准备。这是保证会议开好的前提。包括：

（1）安排议题；

（2）确定会名、会期、会址；

（3）准备会议文件；

（4）提名与会人员；

（5）编辑与会人员名单；

（6）确定会议议程；

（7）制定会议通知；

（8）选择、布置会场及安排座位、座次。

会中，严密组织。主要工作有：

（1）签到；

（2）文档的印制分发；

（3）安排发言；

（4）会议记录；

（5）会议纪要与编发简报；

（6）生活保障与安全。

会后，要妥善处理好有关事宜。主要有：

（1）会议总结；

（2）文件处理；

（3）会议决议的贯彻落实；

（4）其它事务性处理。

做好会务工作要遵循以下原则：

1.要做好充分准备；

2.要进行周密安排；

3.要做好周到服务；

4.要协调好各方面关系。

（五）  档案工作 档案工作就是用科学的原则和方法管理单位的档案，为各项工作服务。档案工作的基本任务是：

1.贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验。

2.负责收集、整理、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料。

3.做好档案的编研和开发利用工作。

4.做好文件资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。

（六）接待工作 接待工作是指接待上级领导来单位检查、指导工作，安排兄弟单位和其它来访人员的交流活动。接待工作的原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效。接待工作的内容是迎来送往、安排住宿、安排会见会谈、安排日程等。

（七）印信管理 印信管理，是指开具介绍信、证明信等。办公室要严格执行单位印信管理使用规定，不得循私舞弊，擅自用印。

（九）协调工作 协调工作的目的在于沟通情况，统一认识，化解矛盾，从而保证部门各项工作中相互配合、上下衔接，形成一个有机统一、相互支持的整体。对反映的问题要及时协调，重要协调内容有记录。在协调过程中，既热情周到，又掌握原则，不越俎代庖。

六、队伍建设

（一）政治素质 认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，认真学习掌握党和国家的方针政策，服从领导，认真完成领导交办的任务。

（二）思想作风 办公室人员要具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作态度；在具体工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。

（三）职业道德 要在实践工作中逐步形成良好的职业道德规范：爱岗敬业、甘于奉献；忠于职守、严守本份；钻研业务、注重效率；守口如瓶、保守机密；谦虚谨慎、平等待人。

（四）知识结构 掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识；了解与办公室工作密切相关的知识。

（五） 能力结构 办公室人员的能力结构，包括基本能力：即敏锐观察能力、良好记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力；专业能力：即语言表达能力、交际能力、应变能力和组织管理能力；业务技能：即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

（六）创新精神 办公室人员要有开拓精神和创新精神。办公室管理人员面临大量的新情况、新问题和新技术，不能光凭老经验办事，要不断学习进取，提高能力，树立科学管理的观念，跟上改革发展的步伐。

（七）形象建设 办公室是一个单位的“窗口”，办公室人员的行为不仅代表一个部门，而且还代表着一个单位的精神风貌。因此，加强精神文明建设，搞好形象建设尤为重要。就办公室的地位和业务特点来讲，主要是树立精明干练、踏实肯干、热情待客、整洁有序、仪表端庄、团结活泼的良好形象。

2008年2月8日

办公室人员工作“十字”诀

一、“兼”：工作上，做到统筹兼顾，有相关的事一件一件地办。

二、“编”：将采回来的稿件，要及时编辑出来，完后送领导过目审查处理。

三、“问”：工作上有不懂的地方，多问领导。

四、“记”：对来人或电话咨询有关事，要作好记录，做到有问必答。

五、“活”：工作上在求得精的同时，尽可能灵活机动，多为单位领导提出你的好意见和建议。

六、“守”：坚守单位纪律，保守单位密秘，不该问的不问，不该说的不说。

七、“接”：热情接待来人，对咨询问题自已拿不定主意的要请示领导，不能私自作主张。

八、“净”：每天办公室、办公桌做到干净、整洁，书报整齐有归栏。

九、“振”：衣作要整洁、精神要振奋、头脑要灵活、对人要热情、工作要吃苦。

十、“节”：注意节约用纸、用电话、不能长班长话拉家常、说空话。